Korespondencja masowa może być skutecznym kanałem dystrybucji materiałów promocyjnych. Jej przygotowanie i wysyłka to żmudny i czasochłonny proces. Nic więc dziwnego, że przedsiębiorcy mają problem, by ustrzec się przed pomyłkami. Jakich błędów należy unikać w szczególności? Czy outsourcing korespondencji masowej to dobry sposób na ich eliminację?
Wysyłka korespondencji masowej – najczęściej popełniane błędy
Chociaż wydawać by się mogło, że w przygotowaniu i wysyłce korespondencji masowej nie ma nic skomplikowanego, błędy zdarzają się dosyć często. Cierpi na tym wizerunek firmy. Dlatego warto ich unikać.
Jednym z najczęściej popełnianych błędów jest brak dbałości o jakość wydruku. W efekcie przekaz jest mało czytelny, co odstrasza potencjalnych klientów. Rozmyte litery i cyfry nie wyglądają dobrze i zdradzają, że materiał był przygotowywany naprędce. Jeśli nie chcesz, aby trafił bezpośrednio do kosza, zadbaj o wysokiej jakości wydruk.
Kolejny często popełniany błąd to niepoprawne zaadresowanie przesyłki. W efekcie list z wrażliwymi danymi może trafić w niepowołane ręce. Żeby tego uniknąć, coraz więcej przedsiębiorców decyduje się na zautomatyzowanie procesu. W tym celu kupuje adresarki i specjalistyczne oprogramowanie. Nie jest to jednak jedyny sposób, by ustrzec się błędów. Wymierne rezultaty przynosi outsourcing korespondencji masowej. Na czym polega i czy warto z niego skorzystać?
Outsourcing korespondencji masowej – czy warto?
Outsourcing korespondencji masowej to nic innego jak przekazanie procesu przygotowania i wysyłki materiałów marketingowych (lub innych dokumentów, np. faktur) zewnętrznemu podmiotowi. To korzystna dla przedsiębiorcy opcja z kilku względów.
Przede wszystkim pozwala ustrzec się błędów. Zajmujące się obsługą korespondencji masowej firmy dysponują bowiem odpowiednim zapleczem technicznym oraz wykwalifikowanym personelem, co pozwala im realizować proces szybko i bez przeszkód. Dzięki bogatemu doświadczeniu pracownicy doskonale wiedzą, co i w jakich sytuacjach sprawdza się najlepiej. Zapewnia to efektywność przyjętych rozwiązań.
Ponadto, outsourcing korespondencji masowej:
- jest źródłem korzyści finansowych – przedsiębiorca nie musi kupować urządzeń do druku, kopertowania i adresowania korespondencji. Nie ponosi również kosztów ich eksploatacji. Nie musi zatrudniać dodatkowego personelu, ani odpowiadać za jego przeszkolenie.
Ponadto, decydując się na współpracę z profesjonalną firmą logistyczną, przedsiębiorca może liczyć na niższe opłaty pocztowe. To właśnie one mają największy udział w kosztach przygotowania korespondencji masowej i pochłaniają średnio od 60 do nawet 90 proc. wszystkich wydatków związanych z wysyłką.
Tymczasem zewnętrzny podmiot, który obsługuje wielu przedsiębiorców, jest w stanie wynegocjować niższe stawki z firmą świadczącą usługi pocztowe. Cyklicznie bowiem zleca duże zamówienia. Uzyskane w ten sposób oszczędności mogą sięgać nawet 30 proc. To kusząca perspektywa,
- odciąża zasoby firmowe – przygotowanie i wysyłka korespondencji masowej to wymagający i czasochłonny proces. Zlecenie jego realizacji zewnętrznemu podmiotowi zwalnia pracowników z dotychczasowych obowiązków i sprawia, że mogą zająć się innymi kwestiami, ważnymi dla rozwoju przedsiębiorstwa, np. pozyskiwaniem nowych klientów,
- optymalizuje proces – profesjonalna firma logistyczna dysponuje nowoczesnymi narzędziami, wiedzą i doświadczeniem. Dzięki temu przygotowanie i wysyłka korespondencji masowej odbywa się bez przeszkód i zgodnie z ustalonym harmonogramem. W wielu przypadkach proces realizowany jest szybciej niż przy wykorzystaniu wewnętrznych zasobów przedsiębiorstwa.
Outsourcing korespondencji masowej to przydatna usługa, z której korzysta coraz więcej przedsiębiorców. Jest bowiem źródłem wymiernych korzyści – usprawnia proces, ogranicza ryzyko błędów czy też pozytywnie wpływa na stan firmowych finansów. Żeby jednak do tego doszło, przygotowanie i wysyłkę korespondencji masowej trzeba oddać w dobre ręce.
źródło: Toplogistic.pl
