Dokumenty zawierające informacje poufne lub dane osobowe powinny być skutecznie niszczone w sposób uniemożliwiający ich wtórne odtworzenie. Co to znaczy bezpieczne niszczenie dokumentów przybliżymy w tym artykule.
Bezpieczne niszczenie dokumentów — co to oznacza
Zgodnie z przepisami RODO wszystkie dokumenty zawierające dane osobowe powinny być niszczone w sposób, który uniemożliwia ich wtórne odczytanie. Dotyczy to zarówno materiałów papierowych, jak i dokumentacji zapisanej na nośnikach optycznych, magnetycznych czy elektronicznych. W przypadku materiałów papierowych nie wystarczy przerwanie karki na pół czy 4 części. Takie „zniszczenie” dokumentu umożliwia niezwykle łatwe odczytanie zawartych informacji. W przypadku nośników optycznych, elektronicznych czy magnetycznych sprawa jest jeszcze bardziej skomplikowana. Nie wystarczy usunąć z dysku plik, aby nie można go było odczytać. Całe nośniki należy zniszczyć.
Niszczenie dokumentów można przeprowadzać bezpośrednio u siebie w firmie czy organizacji, jak i korzystając z usług profesjonalnych podmiotów, które zapewniają skuteczne i przemysłowe zniszczenie wszelkich dokumentów. Jeśli planujesz niszczyć dokumentację zawierające zastrzeżone informacje lub dane osobowe musisz zaopatrzyć się w profesjonalne niszczarki. Do zastosowań biurowych zazwyczaj wystarczą urządzenia spełniające normę P3 lub P4. Należy jednak pamiętać, że zakup niszczarki to nie wszystkie koszty, jakie będziesz musiał pokryć. Warto pamiętać o czasie, jaki będą musieli pracownicy poświęcić na proces niszczenia, a który mogliby przeznaczyć na bardziej efektywną pracę.
Niszczenie dokumentów przez specjalistyczną firmę ma wiele zalet. Z jednej strony pozwala w bezpieczny sposób zutylizować zalegające zdezaktualizowane materiały, z drugiej strony nie odciąga pracowników od powierzonych im zadań. Nie wymaga również nakładów finansowych związanych z zakupem i konserwacją sprzętu, jakimi są niszczarki.
Przebieg niszczenia dokumentów
Procesowi profesjonalnego zniszczenia powinny podlegać wszelkie materiały zawierające dane osobowe oraz te, na których znajdują się informacje poufne. Niszczenie dokumentów rozpoczyna się od gromadzenia materiałów, które podlegają zniszczeniu. Należy do nich zarówno dokumentacja zdezaktualizowana, jak i ta, która została wytworzona w formie błędnej. Najlepiej gromadzić bieżącą dokumentację do zniszczenia w dedykowanych szafkach lub w pojemnikach. Takie zasobniki posiadają wlot na papier i są zamykane na klucz, dzięki czemu uniemożliwiają bezproblemowe pobranie zgromadzonych materiałów.
Dokumentacja przeznaczona do zniszczenia odbierana jest przez specjalistyczną firmę i przewożona zabezpieczonymi samochodami transportowymi, które dla poprawy bezpieczeństwa wyposażone są w urządzenie monitorujące (GPS). Dokumenty powinny być przewożone w zamkniętych i zaplombowanych pojemnikach bezpośrednio do niszczarni, gdzie dokonuje się ich zniszczenia w profesjonalnych niszczarkach przemysłowych. W niszczarni wykorzystuje się maszyny posiadające odpowiednie normy DIN, zapewniające takie pocięcie materiałów, które uniemożliwi odczytanie jakichkolwiek informacji. Proces niszczenia jest dokumentowany na filmie i przekazywany wraz z kompletnym protokołem klientowi. To dla zleceniodawcy zarówno gwarancja prawidłowo przeprowadzonej usługi, jak i zabezpieczenie przed ewentualnymi karami związanymi z wyciekiem danych osobowych.
Niszczenie dokumentów na abonamencie czy doraźnie
W firmach zajmujących się profesjonalnym niszczeniem dokumentów można zamówić usługę w dwojaki sposób: jednorazowo lub na abonament. Pierwsza opcja polega na tym, iż zgłasza się wyspecjalizowanemu podmiotowi konieczność wywiezienia i utylizacji zgromadzonych materiałów. Zgromadzone dokumenty są odbierane jednorazowo, przewożone do niszczarni i utylizowane. W przypadku usługi abonamentowej klient podpisuje umowę na odbiór i niszczenie materiałów okresowo. Firmy z takiego rozwiązania korzystają zazwyczaj w okresie miesięcznym, kiedy to zleceniobiorca przyjeżdża 1 raz w miesiącu, opróżnia szafki na dokumenty do zniszczenia i każdorazowo wywozi do niszczarni w celu ich utylizacji. Usługa jest wygodna i pozwala na bieżąco niszczyć niepotrzebne materiały bez konieczności ich długiego składowania. To poprawia zarówno komfort pracy, jak i bezpieczeństwo w zakresie ochrony danych.
źródło: niszczeniedokumentow.eu – niszczenie dokumentów Warszawa
